Descubre 11 trucos sorprendentes para aumentar tu productividad en el correo electrónico y aprovecha al máximo tu tiempo
Bueno, esta no será una publicación de blog sexy, pero será útil: ¡tenemos una lista de nuestros mejores trucos de productividad de correo electrónico!
“Recibiste un correo” solía ser una notificación emocionante, pero ahora puede causar estrés y ansiedad. Seamos realistas, a veces pasamos horas interminables revisando y respondiendo correos electrónicos.
La mayoría de nosotros hemos sentido la abrumadora ansiedad de ver cómo se acumulan los correos electrónicos después de un día ajetreado. Estuvimos allí, sentimos el dolor y queremos brindar algunos trucos y trucos de productividad de correo electrónico para ayudar a reducir el tiempo dedicado al envío de correos electrónicos.
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Esperamos que estos consejos ayuden a reducir el estrés y si necesita consejos adicionales para reducir el agotamiento, consulte nuestra publicación en después de las rutinas de trabajo para reducir el agotamiento!
Organizarse: el primer consejo para administrar su bandeja de entrada
Uno de los factores clave para ser dueño de su bandeja de entrada y practicar una buena higiene del correo electrónico es organizar su bandeja de entrada y sus correos electrónicos a su gusto. Si usa Gmail, Outlook u otro proveedor de correo electrónico, puede implementar algunas prácticas de organización clave para comenzar con el pie derecho.
Antes de comenzar a organizar su bandeja de entrada, pregúntese: ¿cómo me gusta trabajar? Hay muchos gurús de la organización, pero al final del día, no todas las técnicas funcionan para todos. ¿Eres una persona de una carpeta, una categoría, función o no envía correos electrónicos de carpetas? Para asegurarse de poder implementar muchos de estos trucos, primero identifique cómo desea organizar su correo electrónico.
Consejo profesional: puede crear carpetas por remitente, asunto, organización o cualquier otro atributo. Le sugerimos que identifique su estilo de carpeta antes de implementar estas nuevas técnicas.
11 trucos de productividad de correo electrónico que le ahorrarán tiempo y reducirán el estrés
1. Limpia tu bandeja de entrada cancelando la suscripción a los correos electrónicos: El primer consejo para administrar su bandeja de entrada es reducir la cantidad de correos electrónicos que recibe. Los correos electrónicos de suscripción pueden inundar su bandeja de entrada y crear distracciones. Al crear ruido en su bandeja de entrada, puede volverse difícil manejar los correos electrónicos que requieren su atención inmediata. Una de nuestras herramientas favoritas es unroll.me. Al usar unroll.me, puede darse de baja en masa de los remitentes de correo electrónico.
2. Reducir notificaciones: Desactívelos por completo o configure notificaciones por correo electrónico para un grupo selecto de remitentes. Es posible que desee ver notificaciones de su gerente, un maestro de escuela o un cliente. Desactivar las notificaciones ayudará a reducir las distracciones. A menudo, llegará un correo electrónico e inmediatamente dejaremos de hacer lo que estamos haciendo. Ahora, si opta por la estrategia de no notificación, puede preguntarse: ¿no extrañaré los correos electrónicos? Sigue leyendo a continuación.
3. Bloque de tiempo/programación de tiempo de correo electrónico: Si es reactivo a los correos electrónicos, es posible que no pueda brindar una respuesta óptima o que se distraiga por completo. Al programar el tiempo de correo electrónico durante el día, puede dedicar toda su atención a responder correos electrónicos. Esto depende en gran medida de su horario, pero si no tiene plazos apremiantes, ¡le ahorrará estrés!
4. Utilice plantillas, firmas o fragmentos de texto/expansores de texto: ¡Estos son un salvavidas! Si está enviando correos electrónicos a muchas personas con el mismo mensaje, intente usar una plantilla, una firma o fragmentos. Algunos de los mejores expansores de texto le permitirán agregar texto, imágenes y multimedia. En cuanto a las firmas, puede crear firmas específicas en Outlook que son respuestas de correo electrónico y para las plantillas, tenemos un Enlace de Gmail para crear plantillas. Nuestra herramienta favorita para fragmentos de texto/expansión es Expansor de texto.
Otros trucos que te encantarán por completo
5. No revise el correo electrónico inmediatamente por la mañana: Revisa tu correo electrónico cuando inicies sesión en el trabajo. Esto puede parecer contradictorio, pero le sugerimos que no comience la mañana estresado. Reservar tiempo en la mañana para cuidarse (meditar, hacer ejercicio) le permitirá tener una gran mentalidad cuando comience a abordar los correos electrónicos.
6. No dejes que los correos electrónicos permanezcan: Intente tomar una decisión sobre el correo electrónico cuando lo abra: ¿cuál es la acción inmediata que puede tomar? Puede responder inmediatamente o guardarlo en una carpeta si no necesita responder. Tomar medidas rápidas y decidir sobre los correos electrónicos le permitirá completar su correo electrónico de manera rápida y eficiente.
7. Evita multitarea mientras envía un correo electrónico: La multitarea solía ser el indicador de alguien que es súper humano, pero en estudios recientes, la multitarea no es efectiva. La multitarea puede reducir la productividad, afectar el funcionamiento del cerebro y hacer que cometa errores excesivos.
8. Cierre su correo electrónico cuando no esté enviando correos electrónicos: Si tiene su correo electrónico en el fondo de su computadora, esto puede ser una gran distracción. Cierre su correo electrónico y ábralo solo durante los bloqueos de correo electrónico programados.
9. Programe correos electrónicos con anticipación: Si necesita enviar un correo electrónico a alguien pero es tarde o temprano, opte por programar correos electrónicos. En lugar de esperar un mejor momento para volver a su correo electrónico y enviarlo, programe el correo electrónico para un momento adecuado.
10 Usa herramientas para maximizar tu tiempo: Si pasa la mayor parte de su tiempo programando, pruebe calendly. Si necesita ayuda con su escritura, consulte gramaticalmente y, si desea pausar su bandeja de entrada, pruebe Boomerang. ¡Subcontrata donde puedas!
11 Establecer límites: Aprenda a decir no a las solicitudes y pida que lo eliminen de hilos/correos electrónicos en el trabajo que ya no son necesarios. ¡No dude en pedir que lo eliminen o lo trasladen a bcc!
La aterradora verdad sobre revisar los correos electrónicos con demasiada frecuencia
¡Esperamos que te haya gustado nuestra lista de trucos de productividad de correo electrónico!
Encontramos esto muy útil calculadora para ayudarlo a calcular cuántas horas puede pasar distraído si reacciona a todos sus correos electrónicos cuando llegan.
Si comienza a trabajar a los 21, se jubila a los 67 y se distrae con 5 correos electrónicos diferentes, ¡puede pasar más de 22,041.7 horas distraído por interrupciones del correo electrónico!
Esperamos que estos consejos le ayuden a aumentar su productividad y a reducir la cantidad de tiempo que dedica a enviar correos electrónicos. Si te gustan estos consejos, háznoslo saber. Si tienes otros consejos, ¡nos encantaría escucharlos también!
¡Háganos saber qué trucos de productividad de correo electrónico le encantan!
XX,
T&W
https://www.truandwell.com/blog/email-productivity-hacks-and-tips/
